لقد قمنا بالغاء العمل الروتينى اليدوى التقليدى الممل ووفرنا لك المساحات التخزينيه الناتجه عن ارشفة الطلبات السابقه من طلبات الاجازة للموظفين واعتمادات الموافقه عليه.
الان يمكنك وفريق العمل بالكامل عمل طلبات الاجازة فى اى وقت ومن اى مكان بستخدام برنامج HRE الخدمه الذاتيه من خلال جهاز الموبايل.
عند فتح طلب الاجازة يقوم البرنامج بعرض رسم بيانى رائع يوضح انواع الاجازات المتاحه والرصيد المتاح لكل نوع. يقوم الموظف بتحديد نوع الاجازة المراد الحصول عليها وتسجيل تاريخ بداية ونهاية الاجازه وسبب الاجازة واسم الموظف القائم بالعمل خلال فترة الاجازه. يستتنتج البرنامج تلقائياً تاريخ مباشرة العمل وعدد الايام المراد الحصول عليها كما يظهر لنا فى الطلب الرصيد قبل وبعد الاجازه وعدد الايام المحجوزه وعدد الايام المسموح بها.
رفع طلب الاجازة : فى بعض اللوائح الداخليه للشركات يتطلب رفع طلب الاجازة لبعض انواع الاجازات موقع من الموظف للحصول على الاجازة وفى هذه الحاله لايقبل البرنامج حفظ طلب الاجازة الا بعد رفع المستند الخاص به.
يرصد كل ما يتم على رصيد الاجازات من عمليات ومصادرها كالتالى:
طلب الاجازة (مصدق عليه)
قطع الاجازة
الغاء الاجازة
استحقاق اجازة
تكليف وقت اضافى لايام العطلات بعد اعتماد نتيجتها.
دائماً ما تكون الاجازات مهمه شاقه لادارة الموارد البشريه، الاجازات تختلف من دوله لأخرى واللوائح الداخليه لكل شركه. لذا فإن برنامج HRE يدعم كل انواع الاجازات مهما كانت طريقة استحقاقها او احتسابها.
تنقسم الاجازات الى نوعين رئيسين : (اجازات لها رصيد، اجازات بدون رصيد)
مثال على بعض الاجازات المتعارف عليها والتى يدعمها البرنامج :
يمكن اضافة عدد لا نهائى من انواع الاجازات فى البرنامج، ويتم تحديد التالى لكل نوع :
يتم تحديد مسار اعتماد لكل نوع اجازة للحصول على الموافقات من الهيكل.
كل نوع اجازة له تفاصيل يتم تحديدها فى البرنامج ليقوم بالاخذ بها فى الاعتبار عند العمل عليها.
امكانية تحديد انواع اجازات لبعض الموظفين تظهر لهم فقط مثل (الوظيفه، الادارة، الفرع، الحاله الاجتماعيه، الدين، الحاله العسكريه، الجنس، المؤهلات، الجنسيه).
يستطيع اى مدير فى سلسلة مسار اعتماد طلب الاجازة الموافقه على الطلب او رفضه مع وضع تعليق علي سبب القبول او الرفض.
اعادة الطلب الى الموظف لتقليل عدد ايام الاجازة او تغيير تاريخ بداية الاجازة طبقاً لحاجة العمل.
احالة الطلب الى مدير اخر من خارج المسار لاخذ الموافقه على طلب الاجازة لوجود عائق ما.
طبقاً للائحه الداخليه لبعض الشركات يمكن استبعاد ايام الراحات الاسبوعيه مثل الجمعه والسبت. وكذلك استبعاد ايام العطلات الرسميه مثل الاعياد والمناسبات الدينيه.
في حالة استبعاد ايام الراحات الاسبوعية :
عدد ايام الاجازة المخصومة 5 ايام فقط
في حالة احتساب ايام الراحات الاسبوعية :
عدد ايام الاجازة المخصومة 7 ايام فقط
بعض الشركات تعطى بعض الوظائف المميزه امكانية السماح بطلب اجازات ربع يوم او نصف يوم تمنح فى اول يوم العمل او نهاية يوم العمل(كسر اليوم).
وهى اقل فتره مسموح بها ما بين تاريخ تقديم الطلب وتاريخ بداية الاجازه وذلك حسب نوع الاجازة.
مثال : موظف يرغب فى الحصول على اجازه اعتباراً من يوم الاحد مع اعتبار اقل فتره لازمه لتقديم الطلب 2 يوم (ايام عمل فقط)
هذه الميزه مهمه جداً لمنح الفرصه لمديرى الادارات فى مسار اعتماد الطلب لمراجعته واعتماده او رفضه خلال هذه الفتره.
فى حالة رغبة الموظف فى العوده للعمل
فى حالة حاجة العمل الى استدعاء الموظف من اجازته لوجود طارئ ما.
فى كلتا الحالتين يتم عمل اجراء قطع الاجازه اثناء فترة القيام بالاجازه فى هذه الحاله يقوم البرنامج تلقائياً بتغيير حالة الموظف الى نشط واحتساب فرق ايام القطع واضافتها لرصيد الاجازات ويظهر هذا الاجراء فى كشف حساب اجازات الموظف.
هذه الميزه مهمه جداً لمنح الفرصه لمديرى الادارات فى مسار اعتماد الطلب وامكانية التحكم فى عدد مرات الحصول على نوع معين من الاجازات وعدد ايام الاجازه فى المره الواحده.
قديماً كان على مسؤل الموارد البشرية أن يقوم بعملية إستحقاق الإجازة وترحيل الرصيد المتبقى بشكل يدوى لكل موظف على حدا مما يتطلب وقت ومجهود كبير، أما الان مع برنامج HRE تستطيع من خلال خطوات بسيطة أن تقوم بهذه العملية لجميع الموظفين مرة واحدة وبدون أى مجهود، حيث يقوم البرنامج بحساب الرصيد المستحق (حسب نوع الإجازة) والرصيد المتبقى من الفترة السابقة.
هى من أهم الإجراءات المرتبطة بإجازات الموظف التى تضمن حق الموظف وصاحب العمل وقفاً لقانون الدولة والائحة الداخلية للشركة وتنقسم عملية التسويات فى برنامج HRE إلي :
رصيد أول المدة
استبدال رصيد ببدل نقدى
الاضافة او الخصم من رصيد الموظف
صُممت هذه الشاشة ليتمكن مسؤل الموارد البشرية من استعراض أرصدة اجازات جميع الموظفين خلال الفترة التى يقوم المستخدم بتحديدها، ويتمكن أيضاً من إستعراض تفاصيل رصيد كل موظف على حدا.
تلجأ الكثير من الشركات الى وضع خطه سنويه للإجازات للحفاظ على الطاقة الإنتاجيه للشركة حيث تقوم بتحديد الحد الأدنى من عدد الموظفين الواجب تواجدهم داخل كل إدارة، وهذا ما يقدمه برنامج HRE بشكل سهل و بسيط.
يستطيع مدير الموارد البشرية تحديد أكثر من فترة زمنيه، لكل فترة خطة إجازات مختلفه.
بعد تحديد الفترة الزمنيه يقوم مدير الموارد البشريه بتحديد الحد الأدنى لتواجد الموظفين حسب (وظيفه / إدارة / فرع).
يقوم البرنامج تلقائياً برفض طلبات الإجازة قبل إرسالها إذا تعدت طلبات الإجازة النسبة المسموح بها للحد الأدنى للعمل بالإدارة للحفاظ على انتاجية الشركة.
« اتش ار انتربرايز » برامج تعمل علي الكلاود و الموبايل لاداره الموظفين من مرحله التعيين الي ترك العمل بالكامل.
