هذه المرحلة تسبق عقد الاجتماع، ويجب فيها تحضير عدة خطوات هامه وهى:
فى هذه الخطوة يتم عمل طلب لحضور الاجتماع وتسجيل What, When, Where, Who
وهنا يتم تحديد وقت الاجتماع وعليه يقوم البرنامج بإعطاء مقترحات لأقرب وقت تم اختياره بما يتوافق مع الوقت المناسب للمدعويين.
وفيها يتم تحديد المواضيع وأسماء المتحدثين ووقت كل منها بالاجتماع.
بعد مراجعة كل خطوات التحضير للاجتماع يتم تفعيل الاجتماع و حجز الوقت فى جدول اعمال الموظفين المدعوين للاجتماع.
بعد ذلك يقوم برنامج HRE بإرسال إخطار بالحضور الى السادة المدعوين سواء كانوا موظفين أو جهات خارجية عن طريق البريد الالكترونى (Email) أو رسائل نصيه (SMS).
بعد انتهاء الاجتماع يتم تسجيل نتيجة الاجتماع و تشمل بيانات هامة كالتالي :
كشف واقعي بأسماء المشاركين في الحضور و الغائبين عن حضور الاجتماع و المعتذرين عن الحضور.
تسجيل الوقت الفعلي لبداية الاجتماع و نهايته.
كتابة المحضر داخل البرنامج من خلال (Html Editor) أو رفع صورة من محضر الاجتماع و توصياته من خلال الماسح الضوئي (Scanner).
من خلال شاشة الإعتذار عن الاجتماع يظهر بها الاجتماعات التى تمت دعوة الموظف لها حيث يتم تسجيل سبب الإعتذار من قائمه يختار منها الموظف ويوضح ذلك فى خانة الملاحظات.
« اتش ار انتربرايز » برامج تعمل علي الكلاود و الموبايل لاداره الموظفين من مرحله التعيين الي ترك العمل بالكامل.
