بناء دليل كامل لجهات التعامل وما يتضمنه من بيانات مهمه يستفيد منها الموظف فى تسجيل طلب المأموريه مثل: اسم الجهه / عنوانها / الموقع الإلكترونى / رقم هاتف الجهة / موقع GPS على خريطة جوجل .
إضافة بيانات مسئول أو أكثر شاملاً (اسم / بريد الكترونى / رقم الجوال / وظيفه) لتظهر جميع بيانات التواصل الخاصة به لتسهيل المأمورية .
إمكانية تصنيف جهات التعامل الى مجموعات مثل (عملاء، موّردين، جهات حكومية، محاكم، مكاتب محاسبة، مأموريات ضرايب........ الخ).
إمكانية تكويد جهات التعامل على مستوى كل تصنيف.
لضمان سرية المعلومات و إطلاع الموظف على بيانات جهات التعامل التى تخصه، يتم ربط جهات التعامل بمجموعة معينة من الموظفين المراد تعاملهم مع هذه الجهات دون غيرهم.
هي اى نشاط يتم تكليف الموظف به خارج حدود الشركة سواء كان ذلك خلال مواعيد العمل الرسمية أو خارجها .
تكمن صعوبة دورة العمل فى المأموريات فى متابعتها والإستفادة القصوى من وقت الموظف خارج الشركة، ينقسم برنامج HRE لإدارة المأموريات إلى مجموعة من الأجزاء التى تعطى دورة كاملة لكل ما يهم الموظف والإدارة و هى :
يستطيع الموظف تسجيل طلب المأمورية من خلال الموبايل او الويب
يستطيع المدير تكليف الموظف بمأمورية عمل من خلال الموبايل او الويب.
يستطيع المدير تكليف (السكرتاريه / خدمة العملاء / ......) بإصدار مأموريه عمل للموظف ويقوم المدير باعتمادها.
امكانية بدء المأموريه من مقر الشركه او من محل سكن الموظف (مأموريه مباشره – مأموريه غير مباشره).
إمكانية تسجيل أكثر من مأمورية فى نفس اليوم.
يتم تسجيل وقت حضور المأمورية المتوقع و الوقت اللازم لإتمامها.
يرسم البرنامج خط سير الموظف والوقت المقترح بناءً على الكثافة المرورية للطريق الى جهة المأمورية وهذه الميزة هامه جداً للإستفادة القصوى من وقت الموظف و اختيار اقرب موظف لموقع جهة المأمورية بناءً على اقتراح من البرنامج.
إرسال طلب المأمورية لاعتماده من خلال نظام اعتماد الطلبات (HRE Approval System).
يقوم البرنامج فور اعتماد طلب المأمورية بإرسال بريد الكترونى (Email) لكل شخص مسئول فى جهة التعامل - تم اختياره داخل المأمورية - لإخطارهم بموضوع المأمورية و وقت الحضور المتوقع و اسم موظف الشركة الموفد إليهم لعمل اللازم.
بعد إتمام المأمورية من جانب الموظف المختص يقوم الموظف بإرسال نتيجة المأمورية لمراجعة ماتم ، و تحتوى نتيجة المأمورية على بيانات فعليه (الوقت الفعلى للحضور والإنصراف لدى الجهة / محضر بما تم لدى الجهة من نتائج فعليه وتوصيات / بدل الإنتقال الفعلى ذهاب و إياب / صور من ارض الواقع لموقع الجهة و يمكن استخدامها فى محاضر الجرد أو فى حالة وجود مخالفات و خلافه).
في حالة الموافقه علي الطلب يقوم البرنامج بتحديث بيانات الموظف في المنظومه و تصبحيتم ارسال نتيجة المأمورية لنظام اعتماد الطلبات (HRE Approval System) ليستطيع المدير مراجعة النتيجة او ارجاع النتيجة الى الموظف لتعديل ما يلزم لاعتمادها.
عند قيام الموظف بعمل طلب مأمورية خارجية بمهمة عمل داخل البلاد أو خارجها و بعد الموافقة على طلب المأمورية يستطيع الموظف طلب تذاكر سفر - فى حالة احتياجه - لهذه المهمة.
يستطيع الموظف اختيار وسيلة الانتقال مثل (طيران ، قطار ، سيارة ......الخ).
وكذلك اختيار درجة السفر (سياحية – رجال أعمال ..... الخ).
احالة الطلب الى مدير اخر من خارج المسار لاخذ الموافقه على طلب الاجازة لوجود ويستطيع ايضاً اختيار نوع الرحلة (ذهاب فقط ، ذهاب و عودة أو عودة فقط).
و لمدير الموارد البشرية مراجعة الطلب و اعتماد الموافقة أو الرفض
بعد الموافقة على طلب تذاكر السفر لمهمة عمل يقوم موظف الموارد البشرية المختص بشراء التذاكر بما يتناسب مع المواعيد المتاحة و الدرجة المطلوبة، و بعد ذلك يقوم بتسجيل ما تم فعلياً على البرنامج والذى بدوره يقوم بإخطار الموظف بالتوجه لإستلام التذكرة أو طباعتها online من الخدمة الذاتية.
لكى يستطيع الموظف صرف بدلات الانتقال لابد من اتباع الخطوات التاليه:
تسجيل طلب المأموريه واعتماد الموافقه عليها.
القيام بالمأموريه.
تسجيل نتيجة المأموريه وبها تكلفة بدل الانتقال الفعليه بالاضافه الى محضر النتيجه وخلافه.
اعتماد نتيجة المأموريه والموافقه على بنودها.
يستطيع الموظف اصدار طلب صرف بدلات الانتقال بكل سهوله حيث يستعرض البرنامج كل تكاليف الانتقالات من نتائج المأموريات المصدق عليها تلقائيا.
<< ما عليك سوى إرسال الطلب فقط >>
يستطيع الموظف استلام جزء من مبلغ بدلات الانتقال عن طريق شاشة (اقرار استلام) الدفع المسبق عند طلب الموظف صرف بدلات الانتقال فإن البرنامج يقوم بخصم الدفع المسبق وصرف ماتبقى منها.
« اتش ار انتربرايز » برامج تعمل علي الكلاود و الموبايل لاداره الموظفين من مرحله التعيين الي ترك العمل بالكامل.
